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4 bonnes résolutions à adopter pour 2025​

Le début d’une nouvelle année est souvent synonyme de bonnes résolutions. Cela est vrai pour vous, mais également pour votre entreprise. Alors que vous vous préparez à faire face aux nombreux défis et opportunités qui vous attendent en 2025, nous vous proposons ici 4 bonnes résolutions à adopter pour améliorer et sécuriser le processus de travail et les tâches administratives de votre entreprise.

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Réduisez votre dépendance au papier (et votre empreinte écologique) en numérisant

L’activité de votre entreprise vous amène à accumuler une vaste quantité de documents, qu’il s’agisse de factures, de contrats ou de tous autres dossiers administratifs. En plus d’encombrer vos bureaux, l’utilisation du papier augmente considérablement votre empreinte carbone et représente une solution vulnérable aux imprévus et intempéries.

Pourquoi ne pas amorcer un virage numérique dès l’année 2025? En numérisant l’ensemble de vos archives papier, vous libérerez non seulement un espace précieux dans vos locaux, mais la totalité de votre documentation se retrouvera sécurisée et facilement accessible. De plus, la  numérisation représente une excellente occasion de trier vos documents et de vous débarrasser de ceux qui sont superflus (vous pouvez d’ailleurs consulter le guide que nous avons mis à votre disposition). 

Bref, la numérisation permet un accès immédiat aux informations, partout et à tout moment. Elle assure également une gestion optimale des données, améliorant leur conservation et réduisant à la fois l’encombrement et les risques de perte de documents.

Numérik Gestion de documents peut vous accompagner dans tout ce processus: de la numérisation à l’implantation d’un système complet de gestion documentaire. Visitez notre site web pour découvrir tous les services que nous offrons ou pour demander une soumission sans frais.

 

Optimisez et consolidez votre gestion documentaire

Une fois votre documentation numérisée, assurez-vous que celle-ci soit accompagnée d’un outil de gestion documentaire. 

La Gestion Électronique de Documents (GED) désigne l’implantation d’une solution logicielle qui traite vos documents électronique et les rend disponibles à vos employés sur les plateformes de leur choix (PC, tablette, téléphone, etc.). Ces solutions présentent plusieurs avantages: 

  • Elles permettent de classer et d’indexer l’ensemble de vos documents; 
  • Elles facilitent et réduisent le temps consacré aux recherches d’informations;
  • Elles permettent de gérer les accès et la confidentialité de vos documents en fonction des besoins et des permissions de vos utilisateurs; 
  • Elle assure la conformité des normes de conservation et de dématérialisation des documents.

Lisez notre étude de cas et découvrez comment nous avons aidé le Syndicat de l’Enseignement de la Région du Fer (SERF-CSQ) à numériser et classer des milliers de documents via une solution logicielle adaptée à leurs besoins, tout en leur permettant de conserver l’accès à ceux-ci. 

Étude de cas SERF-CSQ

 

Automatisez vos processus administratifs

Maintenant que l’ensemble de vos documents est numérisé, classé et sécurisé, pourquoi ne pas automatiser une partie de vos tâches administratives? Un des principaux avantages de l’adoption d’une GED efficace est qu’elle vous permet de facilement automatiser une partie du travail administratif et vous faisant ainsi gagner un temps précieux.

Donnons un exemple concret: vous recevez une facture au bureau.

  1.  La facture est numérisée automatiquement dès sa réception par courriel ou en format papier.
  2.  Le système en extrait les informations importantes (fournisseur, montant, date et numéro de facture).
  3.  Elle est ensuite classée automatiquement dans le dossier du fournisseur avec des mots clés pour faciliter la recherche.
  4.  Une fois classée, le processus de validation est activé : le gestionnaire reçoit une notification pour approbation.
  5.  Si la facture est approuvée, elle est automatiquement envoyée à la comptabilité pour paiement.

Imaginez le temps gagné avec cette automatisation du travail. 

 

Entretenez bien vos appareils afin d’éviter des mauvaises surprises

La place de plus en plus importante que prennent la GED et l’infonuagique ne signifie pas pour autant qu’il faut négliger le matériel physique sur lequel elles reposent. C’est pourquoi il est toujours recommandé d’effectuer un entretien préventif de vos appareils, à l’instar de celui que nous offrons. Ceci prend généralement la forme de plusieurs inspections régulières de vos équipements (imprimantes, photocopieurs, numériseurs, etc.) qui sont planifiées d’avance, ainsi que le remplacement de certaines pièces avant leur fin de vie afin d’éviter que votre matériel informatique ne vous cause des soucis à un moment inopportun.

Saviez-vous que Numérik offre un suivi d’entretien dans la plupart de ses contrats de service lors de la vente ou de la location d’appareils? En faisant affaire avec nous, soyez assurés que nos appareils et nos produits seront soigneusement entretenus pour assurer leur performance et leur durabilité. 

 
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