Archivage, classement, numérisation et gestion documentaire: quelles sont les différences?
Factures, fichiers du personnel, documents comptables… tous ces fichiers entrants ou sortants forment la base documentaire propre à chaque entreprise.
Dans le monde de la gestion de l’information, plusieurs termes sont souvent confondus : archivage, classement, numérisation et gestion documentaire.
Pourtant, chacun de ces concepts a une signification précise et une fonction distincte. Comprendre leurs différences est essentiel pour une gestion efficace des documents au sein d’une organisation.
Classement et archivage
L’archivage et le classement sont deux processus distincts, bien que souvent confondus.
Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur la base de critères et de règles préétablis. Il s’agit donc de structurer et de ranger des documents de manière ordonnée, facilitant ainsi leur accès et leur utilisation au quotidien.
L’archivage, quant à lui, consiste à conserver et stocker des documents qui n’ont plus d’intérêt immédiat mais qui peuvent être nécessaires à l’avenir. Ce processus assure la préservation de l’information pour une consultation ultérieure, souvent dans un contexte juridique ou historique.
Le classement concerne la gestion structurée et organisée des documents actifs (ceux qui sont fréquemment utilisés) tandis que l’archivage consiste à gérer les documents inactifs, assurant leur disponibilité et leur intégrité sur le long terme.
La numérisation
Le papier présente un certain charme, mais comporte beaucoup de limites : encombrement, fragilité, difficulté à trier, organiser et accéder rapidement, etc.
Les documents format papier, comme les factures ou les documents légaux à signer, circulent aussi lentement quand ils ne se perdent pas tout simplement. En outre, leur gestion et leur traçabilité posent souvent des défis supplémentaires, ce qui peut entraîner des retards et des inefficacités dans les processus administratifs.
La numérisation est le processus de conversion des documents papier en formats électroniques. Elle offre de nombreux avantages : un accès rapide, une organisation efficace et une meilleure conservation des informations, tout en réduisant l’encombrement et les risques de perte.
La gestion documentaire
La numérisation est la première étape de la gestion documentaire : c’est le processus de conversion des documents papier en formats électroniques. Pour être efficace, elle doit être suivie d’une gestion complète des fichiers dématérialisés.
C’est ici qu’entre en jeu la gestion documentaire. La gestion documentaire englobe l’organisation, le stockage, l’accès et la gestion des documents.
Gestion Électronique de Documents
Le terme GED (Gestion Électronique de Documents) correspond à un logiciel spécialisé dans ces traitements et accessible pour les utilisateurs de partout, sur PC, tablettes ou smartphones. Avec une GED, l’entreprise structure et organise la gestion de sa documentation, ce qui présente plusieurs avantages :
- Rationaliser le classement en ligne avec une indexation connue et partagée par tous.
- Apporter plus d’efficacité dans la recherche de documents et réduire le temps passé à les chercher.
- Aider à gérer la confidentialité et sécuriser les accès aux informations, en octroyant des droits aux utilisateurs en fonction de leurs besoins ou de leur poste.
- Garantir le respect des normes en vigueur en matière de numérisation.
Comment Numérik peut vous aider ?
Nos experts en gestion électronique de documents vont au-delà de la numérisation et de l’archivage : ils transforment votre organisation en un milieu de travail moderne, sain et productif. Vous verrez rapidement les avantages d’un bureau sans papier.
Les 5 étapes classiques du traitement de la numérisation en entreprise :
- Gestion de la collecte des documents à numériser, avec récupération sur site.
- Numérisation et traitement OCR des images.
- Indexation des documents numérisés selon les critères de l’entreprise.
- Restitution de l’information sur les supports choisis (disques externes, cloud, application de GED).
- Gestion des documents papier numérisés (restitution ou destruction) selon les normes.