Documents à conserver pour une courte durée (6 mois ou moins)

POUR LES PARTICULIERS:

• Relevés bancaires ou de cartes de crédit mensuels : Une fois que vous avez vérifié que toutes les transactions sont correctes, ces relevés peuvent être jetés, à moins que vous ne deviez les conserver pour des raisons fiscales ou juridiques. Si vous avez une entreprise, votre comptable vous recommandera souvent de télécharger la version pdf du relevé et de la ranger dans vos dossiers numériques; 

• Reçus de réparation ou d’entretien de biens non couverts par une garantie : Conservez-les jusqu’à ce que vous soyez sûr que le service a été correctement effectué et que le bien fonctionne comme prévu;

• À jeter dès l’arrivée d’un nouveau relevé:

  • Relevés de placements mensuels ou trimestriels

  • Polices d’assurances personnelles (vie, maladie et accident, etc.) qui se renouvellent annuellement.

Documents à conserver pour une période d’au moins 6 ans

POUR LES PARTICULIERS:

• Déclarations de revenus et justificatifs : Les autorités fiscales peuvent demander à voir vos déclarations de revenus et pièces justificatives plusieurs années après leur dépôt. Gardez-les en sécurité pendant au moins six ans;

• Quittances de prêts hypothécaires ou de dettes : Ces documents sont la preuve que vous avez remboursé vos dettes. Ils doivent être conservés en cas de litige futur;

• Bulletins de paie : Ces documents peuvent être utilisés pour vérifier vos revenus ou vos cotisations sociales si nécessaire;

• Documents relatifs à l’assurance-emploi ou aux allocations familiales : Gardez ces relevés pendant la durée nécessaire en cas d’audit ou de vérification;

• Chéquiers et copies de chèques : Bien que les transactions numériques prennent de l’ampleur, ces documents peuvent être cruciaux pour prouver des paiements effectués dans le passé;

• Relevé de versement d’acomptes provisionnels ou de TPS et TVQ;  

• Documents d’assurances (Assurance travail, assurance-vie).

POUR LES ENTREPRISES:

• Relevés quotidiens de revenus avec les factures et rubans de caisses;
• Relevés quotidiens des dépenses, accompagnés des chèques oblitérés ou annulés ainsi que les reçus de dépenses;
• Registres des déplacements et des dépenses relatives à vos véhicules d’entreprise, accompagnés des pièces justificatives;
• Relevés de cartes de crédit d’entreprise;
• Registres indiquant le nom de vos employés, leur salaire et les retenues faites sur leur salaire.

Il faut donc que les entreprises conservent l’ensemble de ces documents pour une période d’au moins 6 ans. Afin de calculer le temps nécessaire, commencez à compter à partir de la fin de l’année fiscale à laquelle les documents se rapportent. À titre d’exemple, vos déclarations de revenus de l’année 2023 doivent être conservées jusqu’en 2029 inclusivement.

Documents à conserver jusqu’à leur expiration ou remplacement

POUR LES PARTICULIERS :

• Passeport : Votre passeport doit être conservé jusqu’à son renouvellement ou remplacement;
• Documents relatifs au statut d’immigration ou de résidence : Ces papiers, comme la résidence permanente,  sont essentiels pour prouver votre statut juridique au Canada et doivent être absolument conservés;

Exemple: Carte de résidence permanente, Confirmation de résidence permanente (CRP), Visa de résident temporaire (VRT), Permis vacances Travail (PVT), Permis d’études, Permis de travail, Autorisation de voyage électronique (AVE).   

• Permis de conduire et carte d’assurance maladie : Ces documents doivent être à jour et remplacés dès leur expiration.

Certains documents doivent être conservés tant qu’ils sont en vigueur, c’est-à-dire jusqu’à la fin de la garantie ou à la résiliation d’un contrat :

• Bail ou avis de modification du bail : Ces documents devraient être gardés tout au long de la durée du bail;

• Certificats de placement garanti, obligations, relevés de prêts étudiants, relevés de prêts et bourses d’études : conservez-les jusqu’à ce que les placements ou les prêts soient clôturés;

• Contrats de service, abonnements et embauches : Ces documents doivent être gardés tant que vous êtes lié par les termes du contrat. Par exemple:

• Reçus d’achat, d’entretien ou de réparation d’un bien sous garantie ou faisant l’objet d’un contrat;

• Ententes de crédit;

• Polices d’assurances (ex: Assurances de responsabilité civile);

• Contrats d’achat ou de location d’un bien (ex: Achat d’une voiture);

• Contrats de service (ex: Contrat avec un fournisseur pour des services de téléphone, d’internet, ou de câble);

• Contrats d’abonnement ou d’adhésion (ex: abonnement à un club de gym, à un service de streaming, etc).

POUR LES ENTREPRISES:

• Chartes, statuts (assemblées, prise de décisions, droits des membres), lettres patentes;
• Documents relatifs aux lois, décrets ou réglementation gouvernementale (études, analyses, interprétations);
• Avis juridiques (opinions légales, mémorandum, avis de non-responsabilité);
• Documents d’assurance de responsabilité civile (polices d’assurance, certificats d’assurance, rapports de sinistre);
• Gestion des postes (documents d’inventaire, d’effectifs, etc.);
• Documents d’embauche (contrats d’embauche, lettres d’offre);
• Gestion des avantages sociaux (formulaires d’inscription, politiques de congés);
• Documents de syndicats et/ou d’associations des employés (conventions collectives, procès-verbaux);
• Droits et avantages de la clientèle (contrats de service, politiques de garantie).

Documents à conserver indéfiniment

Certains documents sont tout simplement trop importants pour être jetés. Il est conseillé de les conserver toute votre vie ou tant que vous possédez le bien concerné.

POUR LES PARTICULIERS:

• Actes et certificats de naissance, mariage, d’union civile ou de vie commune; jugement ou règlement de séparation ou de divorce : Ces documents sont essentiels pour toute une série de démarches administratives;

• Certificats de citoyenneté ou documents relatifs à l’immigration : Ce sont des documents permanents à conserver en lieu sûr;

• Diplômes ou certificats d’études, relevés de notes ou bulletins scolaires : Ces documents peuvent vous être demandés dans un cadre professionnel, même plusieurs années après la fin de vos études;

• Testaments ou mandats de protection : Ces documents juridiques doivent être accessibles à tout moment;

• Contrats d’achat ou de vente de biens immobiliers (Contrats d’achat ou de vente d’une propriété) : Ceux-ci sont essentiels pour prouver la propriété ou pour toute future transaction liée à ces biens;
• Carnets de vaccination;

• Acte ou certificat de décès d’un proche.

POUR LES ENTREPRISES:

La durée de conservation des documents d’entreprise, qu’ils soient comptables ou fiscaux, est généralement de six ans. Cependant, il est recommandé de garder certains autres documents pendant toute la durée de vie de la société. Par exemple, les documents d’entreprise suivants devraient être conservés de façon permanente :

• Actes notariés;
• Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration;
• Certificats d’actions et de transferts d’actions;
• Tout autre document servant à justifier une entrée dans le grand livre.

Enfin, en cas de dissolution de l’entreprise, il est essentiel de conserver les originaux de ces documents pendant au moins deux ans après la dissolution.

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• Numérisation et sauvegarde : Pour éviter de perdre des documents en cas de sinistre, pensez à numériser vos documents les plus importants et à les sauvegarder dans un espace sécurisé (dans le cloud ou sur un disque dur externe);
• Organisation régulière : Faites un point au moins une fois par an pour organiser vos archives, éliminer les documents expirés et classer ceux qui doivent être conservés à long terme;
• Destruction: Pour les documents que vous devez détruire, il est fortement recommandé de les déchiqueter afin de protéger les informations sensibles qu’ils contiennent. Cela évite tout risque de vol d’identité ou d’utilisation frauduleuse.

Pour en savoir plus sur nos sources :

Les documents comptables à conserver sans limites de durée pour les entreprises

Durée de conservation des documents – Gouvernement du Québec 

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