La GED, c’est quoi au juste ?

La Gestion Électronique des Documents (ou GED) regroupe toutes les étapes du processus de gestion des documents, de leur acquisition à leur diffusion en passant par l’indexation, le classement et le stockage des informations. 

Elle consiste à transformer les documents papier en fichiers numériques, éliminant ainsi les piles de dossiers encombrants sur votre bureau. En d’autres termes, la GED offre la possibilité de numériser les documents de votre entreprise pour une organisation plus efficace. 

Elle est le pivot autour duquel se construit l’architecture des données d’une organisation puisqu’elle est le dépôt central de l’ensemble des documents numériques.  

La GED se présente généralement sous la forme d’un logiciel qui permet de traiter tous les documents de l’entreprise, qu’ils soient en version papier ou numériques. Ces documents sont stockés dans un Cloud, offrant un accès à la base de données depuis n’importe quel endroit, que ce soit sur le lieu de travail ou à distance.

1. Automatisation

La GED permet d’automatiser de nombreux processus liés à la gestion des documents, ce qui peut accélérer les flux de travail et améliorer l’efficacité opérationnelle globale.

Exemple : Un cabinet d’avocats utilise la GED pour automatiser la gestion des dossiers clients. Lorsqu’un document est ajouté, le système crée des tâches pour l’équipe, met à jour les calendriers et envoie des rappels par courriel.

2. Intégration à la bureautique MS Office

La GED peut s’intégrer parfaitement avec les suites bureautiques telles que Microsoft Office, permettant ainsi une gestion directe des documents depuis les applications courantes comme Word, Excel et Outlook. Cette intégration facilite la création, la modification et le stockage des documents sans quitter les applications que les employés utilisent quotidiennement.

Exemple : Une entreprise de conseil utilise la GED intégrée à MS Office pour gérer les documents de projet. Les consultants peuvent créer et modifier des documents dans Word, les sauvegarder automatiquement dans le système GED et partager les liens via Outlook.

3. Accès en télétravail et en mobilité

La GED facilite l’accès aux documents de manière sécurisée depuis n’importe quel endroit et à tout moment, ce qui est particulièrement important à l’ère du travail à distance et de la mobilité. Vous n’avez plus besoin d’être présent au bureau pour continuer à exercer votre activité avec efficacité : la GED vous accompagne dans tous vos déplacements.

Exemple : Un cabinet comptable utilise la GED pour permettre à ses comptables et auditeurs de travailler efficacement en télétravail et en déplacement. Les employés peuvent accéder aux dossiers financiers des clients, aux rapports d’audit, aux déclarations fiscales et à d’autres documents comptables essentiels depuis leur domicile, lors de réunions chez les clients ou en déplacement pour des formations. Grâce à la GED, ils peuvent collaborer en temps réel avec leurs collègues, partager des fichiers instantanément et s’assurer que tous les documents sont à jour et sécurisés. Cette flexibilité permet au cabinet de maintenir un haut niveau de service client, même en dehors du bureau.

4. Gestion des contrats

La GED permet de centraliser tous les contrats de l’entreprise, facilitant leur gestion et suivi. Les contrats peuvent être facilement récupérés, modifiés, partagés avec les parties concernées et archivés de manière sécurisée.

Exemple : Une entreprise de services utilise la GED pour gérer ses contrats clients et fournisseurs. Le système envoie des alertes pour les renouvellements ou les échéances, garantissant que les contrats sont toujours à jour et conformes.

 La GED aide les entreprises à se conformer aux différentes réglementations en matière de gestion documentaire. Elle assure que tous les documents sont stockés de manière sécurisée et accessibles uniquement aux personnes autorisées, tout en gardant des traces d’audit pour chaque action effectuée sur un document.

Exemple : Une société financière utilise la GED pour s’assurer de la conformité avec les régulations GDPR. Ce système permet de suivre qui accède aux documents, quelles modifications sont effectuées et à quel moment elles ont lieu, garantissant la transparence et la conformité des données.

5. Gestion des factures électroniques

La GED permet de numériser les factures papier et d’intégrer les informations importantes dans le système d’information. Avec une solution adaptée à la facture électronique, vous pouvez recevoir vos factures de bout en bout et émettre des factures à vos clients ou d’automatiser la gestion de vos factures fournisseurs. Simplifiez la pré-comptabilité à chaque étape en automatisant la récupération et l’imputation des justificatifs. Oubliez les traitements manuels, les erreurs et les doublons.

Exemple : Une entreprise de fabrication implémente la facturation électronique dans son système de GED pour gérer les transactions avec ses fournisseurs et clients. Chaque facture générée est automatiquement formatée selon les normes réglementaires, stockée de manière sécurisée, et envoyée électroniquement.