La numérisation de documents : un allié sous-estimé contre les catastrophes naturelles
Devant la multiplication des événements météorologiques extrêmes, il devient impératif pour les entreprises de se préparer aux risques accrus de sinistres. Les incendies, inondations, et autres catastrophes naturelles ne cessent d’augmenter en intensité et en fréquence. Plus que jamais, protéger ses documents est devenu une priorité.
L’été 2024, le plus coûteux de l’histoire pour les assureurs
Les effets des changements climatiques ne se font pas attendre et les assureurs sont bien placés pour le savoir. L’année 2023 a été la plus coûteuse pour les assureurs au Québec depuis la crise du verglas en 1998, avec des dommages assurés de 680 millions de dollars. En 2022, ils étaient estimés à 580 M$.
L’été 2024 a quant à lui été encore plus coûteux pour les assureurs canadiens. Les dommages causés par les tempêtes de grêle, les inondations et les incendies de forêt ont coûté plus de 7,5 milliards de dollars aux assureurs, un record.
Face à cette montée des événements climatiques extrêmes, il est essentiel pour les entreprises d’adopter des mesures de protection pour leurs documents.
Pourquoi la numérisation est essentielle pour protéger vos documents?
Protéger ses documents contre les sinistres, tels que les incendies où les inondations, n’est malheureusement pas encore une priorité pour les entreprises, mais cela est en train de changer. Certaines compagnies d’assurance peuvent offrir des réductions ou des avantages sur les primes d’assurance pour les entreprises qui mettent en place des mesures de protection avancées, telles que la numérisation des documents.
Comme l’explique Deloitte, en adoptant un système de gestion électronique de documents (GED) avec des protocoles de sécurité adaptés à vos besoins, vous vous prémunissez efficacement contre la perte de données et les accès non autorisés.
1. Sécurisation des documents administratifs
Les documents administratifs jouent un rôle central dans la gestion d’une entreprise. Leur perte, notamment à la suite d’un sinistre, peut engendrer des conséquences graves, voire irréversibles. Grâce à la numérisation des documents, vous pouvez garantir la sécurité de vos archives et éviter les risques liés à des dommages physiques, comme ceux causés par un incendie ou une inondation.
2. Accessibilité immédiate et rapide
En plus de protéger vos documents, la numérisation améliore leur accessibilité. En cas de sinistre, vous pouvez rapidement accéder à vos fichiers numérisés en quelques clics, ce qui peut faire la différence entre une récupération rapide et une perte définitive.
3. Stockage sécurisé et mise en conformité
Meilleure conformité : De nombreuses instances gouvernementales exigent que les organisations conservent des documents pendant une longue période. La numérisation des dossiers peut faciliter la conformité avec les réglementations et fournir aux auditeurs la documentation nécessaire en cas de besoin.
Comment Numérik peut vous aider?
Numérik possède une expertise en gestion électronique de documents. Notre équipe dédiée peut vous venir rapidement en aide pour numériser tous vos documents. Voici comment nous procédons pour protéger vos données et documents sensibles pour les années à venir :
- COLLECTE ET ANALYSE: Nos professionnels accrédités viennent directement à vos bureaux pour collecter vos archives. Ces documents sont ensuite transportés dans nos installations sécurisées, surveillées en continu par un système de sécurité à la fine pointe muni de caméras.
- NUMÉRISATION: Tous vos documents sont numérisés dans le format de votre choix : TIFF, PDF image, PDF recherchable (avec reconnaissance optique de caractère ROC), ou PDF/A avec valeur légale garantie. Cela permet de retrouver facilement l’information tout en assurant l’intégrité juridique des documents.
- STOCKAGE DES DONNÉES: Les documents numérisés sont ensuite stockés sur votre plateforme de stockage infonuagique (cloud) ou sur un support électronique sécurisé, tel qu’un disque dur externe. En guise de sécurité supplémentaire, nous conservons une copie de vos archives numériques pendant 3 mois.
- AUTOMATISATION DES PROCESSUS: Notre équipe vous aide également à automatiser divers processus administratifs, incluant le classement, l’indexation des documents et le partage sécurisé d’informations. Une formation complète est offerte pour vous garantir une autonomie totale après la configuration.
Enfin, grâce à nos services de destruction de documents confidentiels nous assurons une destruction écologique et sécuritaire de vos archives papier.
